Il documento originale viene acquisito normalmente in fotocopia, anche se talvolta ciò non e' permesso per impedirne il danneggiamento, peraltro con criteri estremamente variabili da un archivio all'altro: si va dal caso dell'Arch.Diocesano di Milano dove si può fotocopiare tutto, all'Archivio di Stato di Milano dove non si possono fotocopiare fogli in cattivo stato di conservazione o volumi rilegati, alla Biblioteca Civica di Milano dove non si possono fotocopiare documenti più vecchi di 100 anni. Come tutti i manoscritti, questo documento non e' "standardizzato" nel senso che uno stesso carattere può essere scritto con una certa variabilità, da mani diverse, senza contare che l'inchiostro può essere sbiadito, ci possono essere lacune ecc. Esiste anche la possibilità di far fare microfilm, però il costo è ancora notevolmente elevato, senza contare che si tratta di un sistema ormai superato dall'acquisizione con "scanner" collegati a Personal Computer. Quest'ultimo sistema sarebbe la soluzione ideale, però, salvo casi particolari non e' ancora preso in considerazione dai vari Archivi, anche per comprensibili questioni legali.
 

Clicca sull'immagine per ingrandire

Si può quindi pensare di procede alla "ripulitura" del documento e alla standardizzare la scrittura, come se fosse lo stesso insieme di caratteri ma scritti "a macchina", e riprodurre gli stessi caratteri, anche quelli abbreviati, le sopralineature e tutti i grafismi del caso; pensiamo per esempio a certe scritture gotiche corsive che sembrano veramente "scritte a macchina" e sono di una nitidezza eccezionale. In questa fase sono necessarie nozioni di paleografia, essere cioè capaci di decifrare scritture antiche come la carolina, la gotica, le corsive del 5-6-700, e saper conoscere un certo complesso di abbreviazioni più o meno stenografiche, variabili da scrivente a scrivente; è necessario cioè avere nozioni che normalmente non possiede lo studioso interessato al contenuto, il quale ha conoscenze a livello più elevato, ad esempio di latino e dell'argomento di cui si parla.

Il documento viene quindi riscritto usando un insieme di caratteri più moderno, tipo macchina da scrivere, quale ad esempio il carattere "Times New Roman" che e' quello usato in questo testo. Usando il PC a differenza della vecchia macchina da scrivere abbiamo a disposizione un complesso di risorse che ci permettono di restare il più possibile aderenti all'originale: scelta del carattere, grandezza, possibilità di apici e pedici, tabulazioni, note a margine, cancellazioni con linee rette, e al limite possiamo inserire veri e propri "disegni" come ad es. i "signa tabellionatus" dei notai; inoltre possiamo adottare un tipo di carattere diverso in presenza di una seconda mano.
In questa fase si presenta subito il problema delle abbreviazioni, largamente usate nell'antichità dagli scrivani professionisti. Se si adotta il criterio usato nelle trascrizioni delle pergamene (cfr. Pratesi e altri), cioè quello di "sciogliere" le abbreviazioni, tolte una dozzina di abbreviazioni standard che costituiscono carattere a sé, come "per, pre, con, us" ecc., siamo costretti a "interpretare" il testo, cioè a indovinare i gruppi letterali rappresentati da segni, sopralineature e svolazzi vari, quindi non stiamo più semplicemente "trascrivendo" ma siamo a un livello superiore che comporta conoscenze linguistiche, storiche ecc. Inoltre lo "scioglimento" delle abbreviazioni comporta inevitabilmente un aumento di lunghezza del testo che scompagina l'aspetto iniziale della pagina, cioè la lunghezza della riga e la disposizione dei periodi e dei brani a margine; otteniamo quindi qualcosa che non e' più graficamente simile all'originale e quindi non e' più facilmente confrontabile con esso al fine dell'interpretazione.
La scelta è stata quindi quella di sciogliere solo le abbreviazioni standard, che hanno un'interpretazione inequivocabile, e quelle che abbreviano solo di un carattere, perché non alterano la lunghezza delle righe, e non sciogliere tutte le altre, rappresentandole con segni come il punto o il ^ per le sopralineature; tuttavia in quest'ultimo caso e' ancora presente un elemento di interpretazione dato dalla posizione in cui inseriamo il segno ^.
In pratica si tratta di una trascrizione che il Vittani definisce "paleografica-diplomatica", ma in realtà riteniamo che uno studioso anche non esperto in paleografia riesca a leggerla, con un po' di fatica inizialmente.

Clicca sull'immagine per ingrandire

A questo punto occorre trovare una soluzione per il lettore non studioso, e tuttavia interessato mettendogli a disposizione un livello ulteriore di trascrizione, adottando il tipo di trascrizione definita dal Vittani "scientifica-storica", che si realizza sciogliendo le abbreviazioni ed eliminando grafismi come cancellazioni, note a margine ecc.; sostituendo la "j" con la "i", la "u" con la "v" dove occorre, mettendo o togliendo le maiuscole iniziali, ponendo l'accento sulle vocali finali dove occorre, mettendo qualche segno d'interpunzione ecc. Rimane il fatto che risulterà un testo espresso in latino curiale e italiano antico... Si tratta quindi di aggiungere le opportune note a piè pagina con la traduzione delle parole obsolete e la spiegazione di termini tecnici e misure.

Le NOTE sono poste al piede di ogni pagina, dopo un segno convenzionale di divisione "-o-". Si tratta generalmente di osservazioni lessicali e storiche, ad esempio notizie sulle misure dell'epoca (libbra, staio, moggio, cùbito ecc.), monete (scudi, lire imperiali, soldi, lire terzuole ecc.), nomi geografici, nomi di persona, parole desuete, particolarità dell'epoca, riscontri in altri documenti e tutto quanto può aiutare a meglio comprendere il documento e a inserirlo in una corretta prospettiva storica.

I documenti disponibili in questo sito saranno quindi disponibili in queste due versioni: la "paleografica-diplomatica" e la "scientifica-storica", lasciando ad altri enti e persone interessate, quali ad esempio le Biblioteche, lo sviluppo successivo della versione in buon italiano, magari limando e tagliando brani non necessari alla comprensione, quali ad esempio le formule "ecceterate" notarili, e introducendo note esplicative che aiutino a comprendere l'epoca lontana, rendendo così disponibili versioni comprensibili anche dal cittadino medio e dalle scolaresche sempre a caccia di nuovo materiale per le proprie "ricerche".